Wyliczanie wynagrodzenia za nadgodziny wymaga przede wszystkim znajomości i właściwej interpretacji art. 151¹Kodeksu pracy oraz § 4 i 4a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Na kwotę należności za godziny nadliczbowe składa się normalne wynagrodzenie oraz stosowne dodatki. Aby właściwie je obliczyć trzeba wiedzieć m.in. jakiego dzielnika użyć przy wyznaczaniu stawki godzinowej oraz co należy rozumieć pod pojęciem płacy wynikającej z osobistego zaszeregowania oraz normalnego wynagrodzenia (i czy przysługuje ono np. w przypadku tzw. systemów zadaniowych takich jak prowizyjny czy akordowy).

Wyjaśnień dotyczących powyższych kwestii dostarczy lektura niniejszego artykułu.

Dla naszych czytelników dodatkowo przygotowaliśmy praktyczny kalkulator wyliczania wynagrodzenia za nadgodziny.

Książka dla kadr i płac "Mistrz Kadr i Płac" najnowsze wydanie na 2024 rok to ponad 1080 stron eksperckiej i praktycznej wiedzy kadrowo-płacowej opisanej zrozumiałym językiem z roczną aktualizacją!

SPRAWDŹ - Mistrz Kadr i Płac - książka z roczną aktualizacją!

Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe

Normalne wynagrodzenie za nadgodziny przysługuje niezależnie od tego czy pracownikowi udzielono za pracę ponadnormatywną czasu wolnego czy też nie. Wynika to jednej z naczelnych reguł w stosunkach pracy, wyrażonej w art. 80 Kodeksu pracy, w myśl którego za pracę wykonaną podwładnemu należy się zapłata.

Podstawa normalnego wynagrodzenia

Ustalając omawiane wynagrodzenie w pierwszej kolejności musimy wyznaczyć jego podstawę. Uwzględniamy w niej składniki wypłacane stale i systematycznie, a więc zarówno płacę zasadniczą wynikającą ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe elementy pensji o charakterze stałym (np. dodatek funkcyjny i stażowy oraz stałe premie regulaminowe), jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma do nich prawo (wyroki SN z: 3 czerwca 1986 r., sygn. I PRN 40/86 i 22 czerwca 2011 r., sygn. II PK 3/11 oraz postanowieniach SN z 15 lutego 2012 r., sygn. I PK 156/11 i z 26 września 2018 r., sygn. akt III PK 119/17).

Do przedmiotowej podstawy nie wliczamy innych niż stałe elementy płacowe, nawet jeśli wypłacane są co miesiąc. A zatem nie wchodzą do niej m.in. nagrody, premie uznaniowe czy premie wynikowe, uzależnione od osiągnięcia przez pracownika konkretnych wyników, na które pracuje on zarówno w nominalnym czasie pracy, jak i w czasie „nadliczbówek”.

Sposób obliczania normalnego wynagrodzenia za nadgodziny

To, jakich działań trzeba dokonać celem skalkulowania normalnego wynagrodzenia za wykonywanie służbowych obowiązków ponad obowiązujące normy kodeksowe, zależy od rodzaju wypłacanych załodze składników płacowych.

Przy pensji określonej stawką godzinową, wyliczenie jest banalnie proste i sprowadza się do przemnożenia stawki godzinowej przez liczbę nadgodzin.

Przy płacy ustalonej w stałej miesięcznej wysokości, rachunki przeprowadzamy w 3 etapach:

Etap 1. Wyznaczenie podstawy obliczeniowej poprzez zsumowanie stałych i regularnie wypłacanych zatrudnionemu składników płacy, należnych w miesiącu, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe.

Etap 2. Podzielenie podstawy przez liczbę godzin nominalnie do przepracowania w danym miesiącu wyznaczonej w oparciu art. 130 Kodeksu pracy (z uwzględnieniem wymiaru etatu pracownika). Jako dzielnika nie stosujemy tu więc roboczych godzin wynikających z grafiku pracownika, lecz nominalny czas pracy z danego miesiąca. Słuszność tego poglądu potwierdza pismo Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 października 2014 r., dotyczące ustalania stawki godzinowej w razie nieobecności w pracy oraz dodatków za pracę nadliczbową.

Etap 3. Pomnożenie skalkulowanej stawki przez liczbę „nadliczbówek”.

Przykład

Pełnoetatowy pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, otrzymuje co miesiąc stałą pensję w kwocie 3.500 zł brutto. W styczniu 2021 r. zgodnie z harmonogramem miał do przepracowania tylko 136 godz. Mimo to, przy wyliczaniu normalnego wynagrodzenia należnego za wypracowane przez niego styczniowe nadgodziny pracodawca kwotę 3.500 zł powinien podzielić przez czas nominalny ze stycznia czyli przez 152 godz. (w myśl wszakże art. 130 Kodeksu pracy, nominalny czas pracy w styczniu wynosi 152 godz. zgodnie z wyliczeniem: (40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień „wystający”) – (8 godz. × 2 święta przypadające na 1 i 6 stycznia).

W przypadku wynagrodzenia zmiennego bez wyodrębnionej stawki miesięcznej i godzinowej (chodzi tu np. o wynagrodzenie prowizyjne lub akordowe), możemy mieć do czynienia z dwoma sytuacjami, w których:

pracownik w nadgodzinach świadczy pracę, za którą jest wynagradzany stawką zadaniową czyli np. akordową lub prowizyjną lub
podwładny podczas godzin ponadnormatywnych wykonuje pracę, która nie jest opłacana stawkami zadaniowymi, czyli świadczona praca w nadgodzinach wykracza poza zakres obowiązków służbowych, za które zatrudniony otrzymuje zmienną pensję.

W pierwszym przypadku pracownik nie jest uprawniony do normalnego wynagrodzenia za „nadliczbówki”, albowiem ma on je wypłacane stosownie do osiągniętych wyników np. w należnej prowizji lub w akordzie.

W drugim przypadku normalne wynagrodzenie jak najbardziej przysługuje, a oblicza się je poprzez:

podzielenie uzyskanego w danym miesiącu wynagrodzenia akordowego bądź prowizyjnego przez liczbę godzin, w czasie których zostało ono wypracowane,
pomnożenie ww. wyniku przez liczbę godzin nadliczbowych.

Dodatki za godziny nadliczbowe

Podstawa dodatku

Podstawę dodatku za nadgodziny stanowi wynagrodzenie podwładnego wynikające wyłącznie z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną.

W orzecznictwie sądowym prezentowane są dwa podejścia w kwestii tego, co należy rozumieć przez pojęcie wynagrodzenia wynikające z osobistego zaszeregowania: zgodnie z pierwszym z nich, pojęcie to odnosi się do płacy zasadniczej i dodatku funkcyjnego. W uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 30 grudnia 1986 r. (sygn. akt III PZP 42/86) czytamy, że: „Wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania (…) obejmuje oprócz wynagrodzenia zasadniczego również dodatek funkcyjny.”. W podobnym tonie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 16 listopada 2000 r. (sygn. akt I PKN 455/00) twierdząc, iż: „(…) przez wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika należy rozumieć wynagrodzenie o charakterze stałym i bezpośrednio związanym z funkcją wykonywaną przez pracownika lub zajmowanym przez niego stanowiskiem (…).”. Tak samo wyjaśniono w wyroku Sądu Najwyższego z 22 czerwca 2011 r. (sygn. akt II PK 3/11) podkreślając, że: „Stawka osobistego zaszeregowania w rozumieniu art. 81 K.p. oznacza wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny.”. W myśl drugiego podejścia, wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania to tylko płaca zasadnicza ustalona w umowie o pracę lub w innym akcie będącym podstawą nawiązania stosunku pracy. Taki pogląd przedstawiono w postanowieniu Sądu Najwyższego z 26 września 2018 r. (sygn. akt III PK 119/17) oraz wyroku Sądu Najwyższego z 23 maja 2012 r. (sygn. akt I PK 175/11), w którym wskazano, iż: „(…) Sąd Najwyższy orzekający w niniejszej sprawie nie znajduje żadnego uzasadnienia w treści przepisów obowiązujących po 1997 r. dla twierdzenia, iż sformułowanie „osobiste zaszeregowanie pracownika określone stawką godzinową lub miesięczna” wykracza poza zasadniczą stawkę miesięczną lub godzinową pracownika. Sąd Najwyższy uznaje przeto, że dodatek funkcyjny nie stanowi o wysokości osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną. Pewnym uzasadnieniem dla tego poglądu – poza interpretacją językową – jest też fakt, że ustalenie tego dodatku nie następuje w trybie właściwym dla zaszeregowywania pracownika w taryfikatorach. Uzyskanie dodatku funkcyjnego uzależnione jest od sprawowania funkcji, z którą dodatek ten jest powiązany. Dodatek funkcyjny przysługuje pracownikowi wyłącznie za czas wykonywania obowiązków służbowych na danym stanowisku. Dodatek ten stanowi więc inny niż wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania składnik wynagrodzenia (por. B. Wagner, Kodeks pracy. Komentarz pod red. B. Wagner Gdańsk 2009, s. 441, która dodatku tego nie uznaje za wynagrodzenie zasadnicze). I wreszcie potwierdzeniem dla poglądu ferowanego w sprawie niniejszej jest przyjęta technika naliczania dodatku funkcyjnego powoda. Mianowicie dodatek funkcyjny powoda liczony był jako procent wynagrodzenia miesięcznego, czyli osobistego zaszeregowania miesięcznego, co per se wyklucza możliwość włączenia go do tej płacy. Ponadto dodatek powoda nie miał charakteru kwotowego, co w myśl zwolenników koncepcji zaliczania owego dodatku do osobistego zaszeregowania wyklucza możliwość jego włączenia do tej części płacy, która stanowi osobiste zaszeregowanie miesięczne”.

Wobec dwóch różnych poglądów występujących w orzecznictwie sądowym, pracodawca może zdecydować o uwzględnieniu dodatku funkcyjnego w wynagrodzeniu wynikającym z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną. Będzie to rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika.

Jeżeli przy ustalaniu warunków płacowych między stronami stosunku pracy nie została wyodrębniona pensja zasadnicza, wówczas za bazę obliczeniową dodatku za nadgodziny trzeba przyjąć 60% wynagrodzenia, obliczonego zgodnie z zasadami obowiązującymi przy liczeniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Wysokość dodatków za nadgodziny

Okoliczności wystąpienie godzin nadliczbowych	Wysokość dodatku za pracę nadliczbową
nadgodziny w porze nocnej	100%
nadgodziny powstałe wskutek przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, z wyjątkiem sytuacji, gdy przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy ponad normę dobową zrekompensowaną dodatkiem lub czasem wolnym	100%
praca w dzień wolny z racji 5-dniowego tygodnia pracy	100% Uwaga! Za pracę w dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy pracownikowi przysługuje za 8 pierwszych godzin pracy -dodatek w wysokości 100% (art. 151¹ § 2 Kodeksu pracy), zaś za każdą następną godzinę – dodatek 50% lub dodatek 100%, gdy godziny te przypadały na porę nocną (art. 151¹ § 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2 Kodeksu pracy)
praca w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy	W zależności od przyjętej w firmie praktyki: • 100% na mocy art. 151¹¹ § 2 lub § 3 Kodeksu pracy (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 29 sierpnia 2008 r., sygn. akt I OSK 1281/07 oraz uchwała Sądu Najwyższego z 15 lutego 2006 r., sygn. akt II PZP 11/05, OSNP 2006/11-12/170) lub • 200% czyli 2 dodatki po 100% – jeden dodatek podstawie art. 151¹¹ § 2 i § 3 Kodeksu pracy) oraz drugi dodatek z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej (na mocy art. 151¹ § 2 Kodeksu pracy). Uwaga! Za pracę w niedzielę i święto ponad 8 godzin pracownikowi przysługuje za 8 pierwszych godzin pracy dodatek w wysokości 100% lub dwa dodatki po 100% (w zależności od przyjętej w firmie praktyki), zaś za każdą następną godzinę – dodatek 100% (w myśl art. 151¹§ 1 pkt 1 b Kodeksu pracy).
praca w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy	100%
w innych przypadkach niż wymienione wyżej	50%

Sposób kalkulacji dodatku za nadgodziny

Przy pensji określonej stawką godzinową, celem wyliczenia dodatku mnożymy stawkę godzinową przez liczbę nadgodzin oraz stawkę procentową dodatku.

Przy płacy ustalonej w stałej miesięcznej wysokości, aby skalkulować kwotę dodatku musimy:

podzielić pensję zasadniczą + ewentualnie dodatek funkcyjny przez – ustaloną w oparciu o art. 130 Kodeksu pracy – liczbę godzin nominalnie do przepracowania w danym miesiącu lub w ostatnim miesiącu danego okresu rozliczeniowego, gdy okres ten jest dłuższy niż 1 miesiąc i gdy chodzi o rozliczanie dodatków za nadgodziny, których wystąpienie stwierdza się na koniec okresu rozliczeniowego, czyli np. przy tzw. przekroczeniach średniotygodniowych (na takie uproszczenie zezwolił Departament Prawny GIP w stanowisku z 26 sierpnia 2008 r., GPP-306-4560-646/08/PE oraz Departament Prawa Pracy MRPiPS w piśmie z 20 sierpnia 2008 r., DPR-III-079-475/ZN/08),
pomnożyć obliczoną stawkę przez liczbę przepracowanych nadgodzin oraz stawkę procentową dodatku.

W przypadku wynagrodzenia zmiennego bez wyodrębnionej stawki miesięcznej i godzinowej (chodzi tu np. o wynagrodzenie prowizyjne lub akordowe), liczenie dodatku jest najbardziej pracochłonne gdyż polega na:

wyznaczeniu 60 % podstawy wymiaru dodatku z okresu 3 miesięcy bądź maksymalnie 12 miesięcy (w przypadku znacznych wahań wysokości składników płacowych) poprzedzających miesiąc, w którym wykonywana była praca nadliczbowa;
podzieleniu uzyskanej podstawy przez liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania tej podstawy;
pomnożeniu otrzymanej kwoty za 1 godzinę przez stawkę procentową dodatku oraz przez liczbę godzin nadliczbowych.

Przykład

Krzysztof D. jest pracownikiem zatrudnionym na cały etat i wynagradzanym w systemie prowizyjnym (prowizja jest mu naliczana od uzyskanej sprzedaży). Ponadto co miesiąc otrzymuje on 400 zł dodatku funkcyjnego.

W kwietniu 2021 r. przez 168 godz. wypracował on prowizję w wysokości 5.250 zł brutto, a pod koniec kwietnia dodatkowo przepracował 6 nadgodzin, w czasie których naprawiał bazę danych kolegi z innego działu (w czasie naprawy nie wykonywał więc pracy opłacanej prowizją).

W opisanych okolicznościach, Krzysztofowi D. przysługuje za nadgodziny normalne wynagrodzenie oraz dodatki w wysokości 50%, gdyż w zamian za pracę ponadnormatywną nie udzielono mu czasu wolnego.

Biorąc pod uwagę fakt, iż w okresie 3 miesięcy poprzedzających kwiecień 2021 r. Krzysztof D. wypracował łącznie 496 godzin i wynagrodzenie w kwocie 15.890 zł, za pracę ponadnormatywną powinien otrzymać 250,26 zł, co wynika z poniższego wyliczenia:

normalne wynagrodzenie:

stawka za 1 godzinę: (5.250 zł kwietniowego wynagrodzenia prowizyjnego + 400 zł dodatku funkcyjnego) : 168 godz. = 33,63 zł;
wynagrodzenie za 6 godzin nadliczbowych: 33,63 zł x 6 nadgodzin = 201,78 zł;